Le monde de l’entrepreneuriat est très concurrentiel et il est parfois difficile de décrocher un avis d’appel d’offres. Pourtant, certaines entreprises parviennent à gagner de temps en temps ces appels. C’est dire donc qu’il existe des méthodes et des astuces pratiques pour gagner à chaque fois. Découvrez dans cet article les règles fondamentales que suivent les meilleures entreprises pour gagner un appel d’offres.
Plan de l'article
La préparation en aval du dépôt des dossiers
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La compétence avérée dans le domaine ne suffit pas parfois pour gagner un appel d’offres. En effet, la notoriété de l’entreprise est l’un des critères dont tient compte le staff chargé de l’étude des dossiers.
Alors, si vous avez ciblé des structures ou organismes de votre domaine, n’attendez pas qu’il fasse recours à vous. Prenez les devants et appelez chacun de ces organismes pour leur signifier le bénéfice qu’ils auront à faire affaire avec vous. L’envoi d’un email est aussi recommandé dans ce cas.
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Cette technique d’approche permet de vous identifier auprès de ces structures comme étant un fournisseur potentiel de prestations de qualité. Ainsi, vous ferez partir des premières personnes à contacter en cas d’appel d’offres. Toutefois, si vous ne parvenez toujours pas à gagner l’appel d’offres, la meilleure solution est de recourir à une expertise externe.
Le cabinet CSC, consultant en marchés publics est l’un des rares experts qui accompagnent les entreprises dans la définition d’un processus d’obtention d’avis d’appel d’offres. Cet illustre prestataire vous aidera aussi à améliorer la qualité de vos offres afin de surclasser vos concurrents.
Le dépôt des dossiers
Après identification et sélection des appels d’offres auxquels vous désirez soumettre, il faut ensuite préparer minutieusement votre dossier. La partie administrative de votre dossier doit être impeccable.
En effet, tous les documents tels que les pièces fiscales et sociales doivent être présents. À cela s’ajouteront :
- une présentation de l’organigramme de l’entreprise,
- rôle et des compétences de chaque responsable,
- quelques références de vos clients.
Pour éviter que votre dossier de candidature ne soit éliminé à cause d’une pièce manquante, il est préférable de vous préparer à l’avance.
La partie technique est celle qui contient votre proposition proprement dite. Elle est capitale puisqu’elle démontre de la pertinence de votre approche pour satisfaire la demande. Son esthétique dépend de la forme et du fond. Si possible, renseignez-vous sur le support de lecture des propositions. C’est un grand atout qui pourra jouer en votre faveur.
L’attitude à avoir après la consultation
Une fois le dossier envoyé, c’est maintenant que vous devez vous mettre davantage au travail. Au lieu d’attendre paisiblement les résultats, appelez le dirigeant juste pour vérifier que vos dossiers sont bien réceptionnés. Implicitement, une discussion s’engagera et vous pourrez en profiter pour demander ses impressions sur votre dossier. C’est aussi une aubaine pour lui faire part des atouts de votre candidature et répondre éventuellement à des questions d’éclaircissement.
Quelle que soit l’issue finale de votre candidature, apprenez toujours à faire un examen critique. Cela vous aidera à parfaire vos soumissions pour gagner un appel d’offres.
La sélection des appels d’offres à répondre : critères et stratégies
La sélection des appels d’offres auxquels répondre est une étape primordiale pour maximiser ses chances de gagner. En effet, il ne faut pas perdre de temps et de ressources sur des appels d’offres qui ne correspondent pas à vos compétences et savoir-faire.
Il faut définir les critères qui vous permettront de trier les appels d’offres intéressants. Vous pouvez, par exemple, établir une liste des domaines dans lesquels votre entreprise excelle ou encore mettre en avant vos références clients passées. Il peut également être utile de prendre en compte la valeur estimée du marché concerné ainsi que le budget alloué au projet.
Une fois ces critères établis, vous pouvez commencer à chercher des opportunités répondant à vos exigences sur différents portails publics tels que BOAMP, JOUE ou encore PLACE. N’hésitez pas également à consulter régulièrement votre réseau professionnel afin de rester informé(e) des dernières offres publiques.
Vient la question stratégique : comment augmenter mes chances face aux autres soumissionnaires ? Tout d’abord, soyez réactif. Lisez attentivement le cahier des charges dès sa publication afin d’avoir le temps nécessaire pour préparer votre réponse avec rigueur et précision.
Il est également recommandé d’établir une relation privilégiée avec l’acheteur public chargé du dossier lorsque cela est possible. Cela peut se faire soit par téléphone soit via mail en lui posant différentes questions liées au cahier des charges, notamment sur certains points pouvant paraître flous ou ambigus. Cette relation peut vous permettre de mieux comprendre les attentes du donneur d’ordres et ainsi de répondre plus précisément à ses besoins.
Il faut bien présenter votre entreprise dans votre candidature en mettant en avant vos atouts, vos réalisations passées et la qualité de vos prestations. Il s’agit là d’une étape cruciale pour gagner un appel d’offres, car une réponse mal construite risque fort de passer inaperçue aux yeux des acheteurs publics chargés des appels d’offres. Autant sur le fond que sur la forme, préparez-vous avec minutie afin que votre proposition soit non seulement intéressante mais aussi percutante pour l’emporter face à la concurrence.
La rédaction du dossier de réponse : conseils et astuces pour se démarquer
La rédaction du dossier de réponse est primordiale pour remporter un appel d’offres. Il faut veiller à apporter une réponse précise, complète et structurée au cahier des charges. Pour cela, la première étape consiste à bien comprendre les attentes de l’acheteur public en lisant attentivement le document.
Une fois cette lecture effectuée, il faut se différencier des autres soumissionnaires tout en restant cohérent avec les objectifs fixés par l’appel d’offres. Vous pouvez notamment proposer des solutions alternatives ou encore mettre en avant votre expertise sur un sujet spécifique lié au marché concerné.
Dans la rédaction proprement dite, il faut impérativement respecter le plan imposé par le cahier des charges et organiser son dossier selon un ordre logique qui facilitera sa lecture par l’équipe chargée de l’examen des candidatures.
Il faut soigner la présentation graphique du document : couverture personnalisée, tableaux synthétiques, graphiques explicatifs… Les éléments visuels permettent non seulement de rendre le contenu plus attrayant, mais aussi sa compréhension plus fluide pour les lecteurs.
N’hésitez pas à inclure dans votre dossier toutes les pièces justificatives nécessaires à l’appui de votre candidature. Ces documents peuvent être, entre autres, des certificats de qualité, des attestations d’assurances ou encore des CV détaillés des membres clés de votre équipe.
La rédaction du dossier de réponse est une étape cruciale dans le processus d’un appel d’offres. Il faut y apporter un soin particulier et veiller à se différencier tout en restant cohérent avec les exigences formulées dans le cahier des charges. Avec ces astuces et conseils précieux, vous serez assurément sur la bonne voie pour remporter plus facilement vos appels d’offres !
